TEMA 25
OFIMÁTICA
PROCESADORES
DE TEXTO. BASES DE DATOS. HOJAS DE CÁLCULO.
INTRODUCCIÓN
En
este tema nos dedicaremos a conocer los fundamentos básicos de la ofimática, a
través de sus sistemas, los sistemas gestores de bases de datos, y los sistemas
de tratamiento, almacenamiento y archivo de documentos, así como las hojas de
cálculo.
Los
objetivos a alcanzar en este tema serán los siguientes:
-
Conocer las funciones básicas de los procesadores de texto
-
Comprender el significado de las bases de datos y su utilidad.
-
Comprender las funciones de una hoja de calculo.
1. PROCESADORES DE TEXTO
1.1. Concepto
Un procesador de textos es un programa de aplicación que permite a un ordenador procesar textos. Los programas de tratamiento de textos permiten manipular documentos y crearlos.
Software es, según la definición que hace una enciclopedia electrónica de muy extendido uso por todo el mundo, un "programa de computadora..., serie de instrucciones responsables de que el hardware, es decir, la máquina, realice su tarea". Y un procesador de textos es, como su nombre lo sugiere, un software creado para "procesar", es decir, para trabajar con textos: moldearlos, armarlos, darles un formato específico y enriquecerlos de mil maneras.
Podemos decir que las antiguas máquinas de escribir fueron las antecesoras directas de los actuales procesadores de texto. Para corregir cualquier error no había más que echar mano de los recursos tradicionales, como la goma, el papel de tinta blanca, etcétera. Con el agregado de que cada versión era una y sólo una, aunque se hubiera usado papel carboncillo para elaborar n copias. Realizar una nueva versión del texto significaba escribirlo de nuevo.
Hacia el inicio de la década de 1970 se lanzaron al mercado los primeros procesadores electrónicos de texto, que eran computadoras dedicadas, es decir especializadas en el trabajo con textos; y no como los actuales PC, que pueden también correr otro tipo de programas, ya sea de diseño, de cálculo, etcétera. Estas primeras máquinas electrónicas permitían la manipulación de un texto mediante su visualización en una pantalla, de manera que resultaba posible corregir los errores antes de pasar al proceso de impresión. Éste fue en verdad un gran paso, pues el usuario podía, en pantalla, cortar palabras, acomodar párrafos, cambiar el tipo de letra y aplicar otras funciones sencillas. El problema era que aprender a usar estas máquinas resultaba complicado y el equipo era costoso.
En la década de 1980 fueron lanzados al mercado los primeros programas de procesadores de texto, diseñados para usarse en computadoras personales (PC). Se trataba de simples editores que permitían mover palabras, cortar párrafos, reacomodar textos y, a veces, alinear columnas de texto, encabezados, resaltar en negritas y subrayar palabras.
Pronto aparecieron, como funciones agregadas a los procesadores de texto, los correctores ortográficos, los diccionarios, los diccionarios de sinónimos y las funciones "macros", con las que se facilitaba la automatización de la ejecución de tareas repetitivas. Los programadores dotaron a sus nuevas creaciones de herramientas para la elaboración y edición de notas, tanto al pie de página como al final del fichero. Hubo herramientas para la ordenación de listas, la generación de índices, la producción de tablas de contenido, la aplicación de ecuaciones científicas, y los famosos métodos de línea roja, con los que es posible encontrar en un instante errores que de otra manera llevaría mucho más tiempo localizar.
Más adelante los procesadores de texto comenzaron a incluir funciones de creación y edición de todo tipo, de gráficos, hojas de cálculo, corrección gramatical, inserción de hipertextos y mucho más. Actualmente es posible producir, con un solo procesador de textos, lo que antes se tenía que hacer con diferentes programas de diseño, de edición, hojas de cálculo, etcétera, e incluso podemos elaborar elementales productos multimedia y publicarlos en Internet.
1.2. La interfaz gráfica
El proceso de incluir tantas funciones en un solo programa generó un grave problema: cómo poner todas estas posibilidades en manos del usuario, sin obligarlo a hacerse de un complejo manual o a tomar un curso especializado. La solución vino con el uso de interfaces gráficas. La interfaz de usuario, o interfaz gráfica de usuario, es la forma como aparecen en pantalla los comandos de un programa: por medio de botones, colores, símbolos y ventanas.
La interfaz tiene dos principales "misiones": la primera es informar al usuario acerca de los elementos que tiene a su disposición y para qué sirven, y la segunda es brindar la posibilidad de elegir entre las distintas opciones.
Ahora revisemos brevemente la interfaz de un procesador de textos muy popular. Debemos hacer notar que, dada la flexibilidad que existe para que el usuario "personalice" la interfaz, es decir distribuya a su gusto los elementos que la componen, el ejemplo que usamos es sólo una posibilidad dentro de las muchas para que aparezcan ordenados en la pantalla los elementos de la interfaz.
De manera sintética, la interfaz consiste en un área de trabajo rodeada por diferentes barras en las que se encuentra dispuesta una buena cantidad de botones. En la parte superior tenemos la Barra de título del programa, que nos indica el nombre del programa que utilizamos así como el del archivo con el que estamos trabajando.
La Barra de menús está compuesta por botones que, al click, despliegan una oferta de funciones. Esta "persiana" recibe el nombre de menú porque pone a nuestra disposición diversas opciones, entre las que podemos elegir.
Al hacer click en alguno de los botones que componen la Barra de herramientas "estándar" se activa una determinada función: pegar, cortar o copiar texto, imprimir, guardar, etcétera. El método para aplicar una función consiste en bloquear la sección del texto que se quiere modificar y hacer click en el icono correspondiente a la función deseada. La Barra de herramientas formato contiene funciones que modifican las características de la fuente o tipo de letra con que está escrito el texto, así como el tamaño y la alineación de los párrafos. Con las funciones agrupadas en esta barra también es posible alterar el color del texto y subrayar palabras, como si usáramos un marcador fluorescente en una hoja impresa.
Con la Barra de herramientas imagen el usuario puede controlar las características de las imágenes que ha insertado en un texto: puede hacer que las columnas de palabras rodeen a las imágenes, que queden detrás o delante de ellas o hacer semitransparente la imagen y colocarla como fondo de la página.
La Barra base de datos contiene funciones que permiten al usuario crear ficheros tan minuciosos como quiera y posteriormente cruzar a su antojo la información contenida en ellos. Con las funciones agrupadas en la Barra de herramientas Web el usuario puede armar sencillas páginas Web, listas para ser publicadas en Internet. La Barra portapapeles contiene iconos correspondientes a archivos de trozos de texto que el usuario ha cortado para luego pegar en otra parte. Las Reglas sirven para colocar objetos en la página, alinear columnas de texto u otros elementos similares.
El área de trabajo es ese gran espacio en blanco en el que se muestra el avance y estado de nuestra labor, y que nos brinda una idea precisa de cómo se verá nuestro texto una vez impreso. Una función muy útil para los usuarios que no tienen mucha experiencia en el manejo de este tipo de software, es la Ayuda a la que se puede recurrir en momentos difíciles mediante el planteamiento de preguntas con un lenguaje sencillo acerca de cómo utilizar las distintas herramientas.
La Barra de avance horizontal sirve para movernos de derecha a izquierda y viceversa a lo largo del documento que tenemos en pantalla, y además contiene algunos botones que nos ofrecen vistas diferentes de nuestro trabajo.
En la Barra dibujo se encuentran los iconos de las funciones que permiten al usuario diseñar imágenes más o menos complejas, además de esquemas, cuadros analíticos y organigramas, recursos todos ellos cuya aplicación en las necesidades cotidianas del maestro es muy frecuente.
En la Barra de estado podemos localizar información tal como el número de páginas totales de nuestro texto, la página en la que nos encontramos, la línea, la columna, etc. Finalmente, la Barra de estado no corresponde al procesador de textos sino al sistema operativo: en ella se despliega información acerca de los programas (incluyendo nuestro procesador), así como la hora y fecha actuales y otros datos que van más allá de lo relativo a nuestro escrito.
Las aplicaciones MS-DOS utilizan la tabla de caracteres llamada ASCII, que consta de 256 caracteres y que no contiene ni mayúscules acentuadas ni otros caracteres necesarios para otros idiomas. Windows utiliza el juego de caracteres de la tabla ANSI, la cual si que posibilita estas opciones.
Cuando se cargan ficheros de texto creados con aplicaciones DOS, hay que realizar la oportuna transformación de ASCII a ANSI, para evitar que en el texto aparezcan caracteres extraños.
Windows permite manejar un gran número de tipos de letras distribuidos con el propio Windows, con los programas y con las impresoras. Los tipos de letras de Windows se pueden clasificar en función de varios criterios:
En una máquina de escribir o un procesador de texto no gráfico, todos los caracteres ocupan la misma anchura: una "i" ocupa lo mismo que una "m". En Windows, normalmente se utilizan los tipos de letra proporcional, donde una "i" es más estrecha que una "m".
Por tanto, cuando se utiliza un tipo de letra proporcional, no tiene sentido
hablar de columnas de texto, porque el número de letras que caben en una
columna depende de lo que se haya escrito. Para alinear el texto en columnas
habrá que recurrir a los tabuladores o a las tablas.
1.4.3. Técnica de generación
de los caracteres
- Mapa de bits. El tipo de letra es una matriz de puntos. Al aumentar el tamaño de los caracteres, estos puntos se hacen más evidentes y las letras aparecen 'recortadas'.
- Vectorial y True Type. El tamaño de la letra se ajusta internamente por un sistema de vectores. Así conserva siempre la máxima resolución que soporten la pantalla y la impresora.
- Tipo de impresora. La impresora normalmente trabaja con los tipos que le envían las aplicaciones, pero también dispone de unos tipos propios. La ventaja de trabajar con los tipos de la impresora reside en que se acelera mucho la impresión. Sin embargo, tiene algunos inconvenientes:
a) La imagen en pantalla puede no coincidir plenamente con el texto que se imprimirá.
b) Los tipos de impresora son, normalmente, de espaciado fijo.
c) Algunos caracteres pueden no ser soportados por la impresora, con lo cual se verán bien en la pantalla, pero se imprimirán erróneamente.
1.5.
La pantalla
Como hemos apuntado anteriormente, los procesadores de texto para Windows presentan un aspecto común, en los que la pantalla aparece dividida en varias partes de arriba a abajo:
Los modernos procesadores de texto disponen de varias
modalidades de visualización de los documentos. La modalidad de más calidad, es
una visualización de tipo WYSIWYG (What You See Is What You Get), que significa
que el documento una vez impreso tendrá el mismo aspecto que el que aparece en
pantalla. En la modalidad de menos calidad o borrador se obvian algunos
elementos, sobre todo gráficos, adornos y cabeceras y pies de página en
general, para acelerar la visualización del documento que se está editando.
Algunos programas permiten además la modalidad de esquema. Esta es una
herramienta muy potente que permite modificar fácilmente la organización del
documento al mover y cambiar el estilo asignado a grandes bloques de texto.
1.6. Edición básica
Todos los procesadores para Windows permiten manejar bloques. Un bloque es un fragmento de texto marcado mediante uno de los siguientes procedimientos:
A partir de este momento se puede acceder a varias funciones:
Dar formato a un texto significa, en términos generales, fijar los parámetros que definirán su aspecto, desde el tipo de letra a su alineación en la página. Este apartado hace referencia concretamente a la forma de modificar el aspecto de fragmentos de texto que queremos diferenciar del resto del mismo.
Hay dos maneras de definir el formato o aspecto del texto:
El tamaño del papel, la orientación vertical o apaisada, el número de columnas... Todas estas opciones hacen referencia a unos aspectos del trabajo con procesadores de texto que en gran parte se definen antes de iniciar un documento. En general, son aspectos independientes del formato del texto que se va a escribir y tienen más que ver con el tipo de trabajo que se va a realizar. Sus modificaciones no afectan al texto escrito ni a sus atributos.
Los textos a partir de un cierto volumen tienen una estructura interna. No todos los párrafos tienen la misma importancia, sino que unos párrafos componen el cuerpo principal del texto, mientras que otros actúan como títulos de capítulo, de apartados o de subapartados o como partes de una enumeración. Para resaltar la función de cada uno de los párrafos se recurre a cambiar el formato de texto (tipo de letra, cuerpo, realces -negrita, cursiva,...-) o de párrafo (alineación, interlineado respecto a los párrafos previos, etc.). Esto puede llevarse a cabo repitiendo el proceso para cada uno de los párrafos, pero este es un proceso muy lento y propenso a los errores.
Los modernos procesadores de texto facilitan este proceso mediante los estilos de párrafo. Estos consisten en especificaciones del aspecto que debe tener un determinado tipo de párrafo que se incluyen en el código no visible del archivo. De esta forma puede determinarse, por ejemplo, que los títulos de apartado se harán con una Arial con cuerpo 14 y en negrita y que el texto estándar será TimesNewRoman, con cuerpo 11 y sin realces. Bastará con indicarle al programa qué párrafos son títulos de apartado y cuáles son texto estándar para que el programa les aplique automáticamente el formato que se ha definido previamente.
La utilidad de los estilos de párrafo van más allá del formateo de texto, ya que son la base para algunas de las funciones avanzadas de los procesadores de texto como:
Finalmente, existe la posibilidad de guardar en el disco duro los estilos que se han definido en un archivo de hoja de estilos de forma que se puedan aplicar a otros documentos en el futuro.
Las plantillas de documento son unos archivos donde se almacena un formato de página y algunos estilos de párrafo. Todos los documentos están creados bajo las especificaciones de una plantilla.
Por defecto, la plantilla que se carga al iniciar una sesión suele ser una
página en blanco, pero los procesadores de texto poseen muchas otras. Muchas de
ellas contienen encabezamientos gráficos y texto predefinidos en vistas a
editar fácilmente documentos vistosos de diversas índoles, tales como informes,
fax, agenda, artículos en columnas, calendarios, etc. Además, se pueden crear
plantillas nuevas o modificar las existentes si no se adaptan a las necesidades
de los usuarios. Las modificaciones realizadas en el formato del documento o de
la página no alteran la plantilla y solo afectan al documento actual.
Un esquema es una visualización de la estructura de un documento desde el nivel superior que se va expandiendo en forma de ramas de árbol hasta el nivel último. Cada nivel (apartado) de un documento tiene a su vez varios subniveles (subapartados) hasta llegar al último (que correspondería al texto del cuerpo del documento).
Son muy útiles a la hora de organizar la distribución de los apartados en un documento largo. Permiten mover y cambiar la jerarquía de grandes bloques de texto.
Todos los procesadores de texto disponen de
utilidades para llevar a cabo una verificación ortográfica. Todas funcionan de
forma similar. Permiten corregir errores ortográficos comparando una a una las
palabras del documento con un diccionario interno. El que se pase la
verificación ortográfica no asegura que no haya errores ortográficos. En
general, si una palabra existe en el diccionario, aunque esté mal escrita en el
contexto, no será detectada como errónea (por ejemplo se considerará correcto si
aunque la forma correcta en el contexto fuese sí). Por contra, una
palabra escrita correctamente será detectada como errónea si no se ha separado
de un punto o una coma anterior o si la forma gramatical no está recogida en el
diccionario.
Los procesadores permiten crear un diccionario propio del usuario en el que se
suelen guardar las palabras más usadas por este, incluyendo tecnicismos,
abreviaturas o argot, que pueden ser usadas por el programa como parte de las
alternativas que proporciona cuando una palabra es detectada como errónea.
Los procesadores de texto permiten incluir imágenes de la mayoría de formatos gráficos más habituales en las aplicaciones Windows, aparte de disponer de una o varias librerías de imágenes en formato propio.
Además, se puede pegar directamente cualquier imagen que esté en el portapapeles, incluida una ventana o una pantalla de cualquier programa que estemos ejecutando en Windows mediante las teclas PrintScreen que copia toda la pantalla en el portapapeles o Alt-PrintScreen que copia sólo la ventana activa.
Indicar por último que todos los procesadores de texto incluyen la posibilidad de combinar un documento modelo con el contenido de una base de datos. Se puede usar esta fusión de archivos para combinar datos, como nombres o direcciones, con la información contenida en un documento, como una carta o un informe. El típico ejemplo es la realización del mailing o redacción de una carta que es enviada a distintos destinatarios, personalizando para cada uno de ellos el nombre y la dirección. Con esta función también se pueden imprimir etiquetas postales. La fusión con WordPerfect permite imprimir también los sobres.
Para ello, los datos a insertar en el documento deben tener una estructura
formada por registros, cada uno de ellos con los mismos campos. Una tabla, una
hoja de cálculo o una base de datos se adaptan a esta estructura y son válidos
como archivo de datos.
2. BASES DE DATOS
2.1.Concepto
Una
base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información en campos o
delimitadores, teniendo acceso a ella
posteriormente tanto de forma separada como de
forma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades
de información. (Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos
de varios cursos)
Normalmente
el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base varía según las
necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se pueda
explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la
información sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte
de los datos que son almacenados en el archivo, también hay una serie de datos,
en los que se informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada
campo, es lo que se llama gestor de datos, que permite saber cada registro o
fila, (un registro es una suma de campos).
El
programa que sirve para manejar toda esa información se denomina sistema gestor
de base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach, parados, u Oracle.
2.2. Características
Son
las siguientes:
§ Independencia de los Datos.
Es decir, que los datos no dependen del programa y por tanto cualquier
aplicación puede hacer uso de los datos.
§ Reducción de la Redundancia.
Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de los datos, al reducir
ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además
evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se
dan cuando nos encontramos con datos contradictorios.
§
Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la
seguridad de los datos.
§
Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la
que los registros son las filas y las columnas son los campos, o como un
formulario.
§
Permite realizar un listado de la base de datos.
§
Permiten la programación a usuarios avanzados.
2.2. Introducción de datos
En
una base de datos podemos introducir, entre otros, los siguientes tipos de datos:
§
Vídeo: secuencias de imágenes.
§
Gráficos: archivos de imagen que
pueden modificar la base de datos.
§
Sonido: archivos de audio.
§
Lógicos: tratan de establecer relaciones entre los datos.
§
Numéricos.
2.3. Funcionalidades
Las
funciones más importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de
base de datos son las siguientes:
§
API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados acceder a
algunos recursos internos del programa, para configurarlo.
§
Soporte BD ¨S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los
distintos Sistemas gestores de bases de
datos.
§
Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar
búsquedas y consultas en la base de datos.
§
Programación visual: permite crear una especie de lenguaje de forma
gráfica, para establecer parámetros personalizados.
3.
HOJAS DE CÁLCULO
3.1.
Concepto y funcionalidades
Su función es realizar operaciones matemáticas. Permite
procesar números y ayuda a realizar cálculos desde los más simples hasta los
más complejos que implican manipular muchos números y realizar muchas
operaciones numéricas. Los más populares son las hojas de cálculo electrónicas
que fueron diseñadas para reemplazar las hojas tabulares usadas en
contabilidad.
Una
hoja de cálculo es una estructura tabular de renglones y columnas que permiten
una infinidad de aplicaciones. Una vez que se introducen los datos en la hoja
de cálculo se pueden analizar y trabajar fácilmente con ellos. Como ejemplos
tenemos a LOTUS-123, WORKS, EXCEL, QUATTRO PRO, FRAMEWORK etc.
Se
forma por columnas, filas y celdas formadas por la intersección de ambas.
Las
columnas se denominan con letras y las filas se denominan con números ya que es
fundamental la identificación para poder realizar la inserción de datos. Así
las celdas se identifican con una letra, correspondiente a la columna y el
número correspondiente a la fila.
El
tamaño de las celdas es ajustable aunque no podremos modificar el alto de las
columnas mientras que con en las filas podremos modificar el alto, pero no el
ancho, teniendo en cuenta que al modificar el ancho de columna modificamos el
ancho de todas las filas de esa columna e igual ocurrirá si modificamos las
filas.
A
la hora de introducir los datos, nos encontraremos con que la hoja de cálculo
asigna directamente el formato que hayamos designado, mientras que el formato
de celda referido al aspecto de la celda en sí, es también modificable, pudiendo
trabajar con un conjunto de celdas (se
denomina “rango de celdas”) aplicando una función a todo el conjunto.
Los
principales elementos de trabajo son pues:
§
Fila: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido horizontal.
§
Título de Fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las Filas
mediante números, que en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65,536.
§
Columna: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido
vertical.
§
Título de Columna: Está siempre arriba y nombra a las Columnas mediante
letras, que en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la
Columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC,
etc.; y así sucesivamente.
§
Celda: Es la intersección de una Fila y una Columna y en ella se introducen
los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una Celda se
nombra mediante el nombre de la Columna, seguido del nombre de la Fila. Por
ejemplo, la Celda que es la intersección de la Fila 29 con la Columna F, se
denomina F29.
§
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de Celdas de una
Hoja de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la
Celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos
puntos y la esquina opuesta. Es decir Celda inicial y Celda final del rango,
separadas por dos puntos. Por ejemplo, al rango que comprende las Celdas C4,
C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.
Las
funciones comunes de las hojas de cálculo son las siguientes:
§
Alto y ancho de celdas.
§
Formato de números.
§
Borde de las celdas.
§
Selección de rangos.
§
Relleno de rangos.
§
Orientar el texto
3.2. Selección de elementos
Para seleccionar una Celda, simplemente se hace un click
sobre ella. Para seleccionar una Fila completa, se hace un click sobre el
Título de la Fila. Para seleccionar una Columna completa, hacemos un click
sobre el Título de la Columna.
Para seleccionar un rango lo hacemos con el llamado método
del drag and drop (arrastrar y bajar): Presionamos el botón izquierdo del mouse
en la casilla de inicio de la selección (una esquina), y con éste presionado
desplazamos o arrastramos el mouse hasta que llegue a la esquina opuesta del
rango que queremos seleccionar.
Como vimos en clases los archivos de Microsoft Word se
denominan documentos, como veremos más adelante
los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos y los
archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que
éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.
Cada uno de estos libros se compone de una serie de Hojas
donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posible
relacionar las Hojas y compartir la información que se guarda en ellas. Cada
una de estas Hojas se denominan Hojas.
Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en
la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la lengüeta de la misma;
ésta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.
3.3. Excel ´97
Excel 97 además de funcionar como una típica Hoja de cálculos nos deja insertar otros objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos, presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la Hoja de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.
Excel 97 es muy relacionable con Access 97, o sea, con las bases de datos creadas con éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las Hojas de cálculos existen dos conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo de información –por ejemplo, los nombres de todas los estados de la República Mexicana-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo -por ejemplo números de habitantes.
Generalmente un campo es una Columna y un registro, una
Fila.
Para comenzar con el programa, una vez que se haya encendido y cargado Windows correctamente, se debe ir al menú Inicio, luego entrar al submenú Programas y luego hacer click en la opción Microsoft Excel.
3.3.1. Barras de herramientas
Las barras de herramientas permiten organizar los comandos
en Microsoft Excel del modo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse
con rapidez. Por ejemplo, pueden agregarse o quitarse menús y botones, crearse
barras de herramientas personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas.
Las barras de herramientas que se creen o se personalicen
estarán disponibles en todos los libros del sistema. Para asegurarnos que una
barra de herramientas personalizada esté disponible en un libro determinado,
podemos asignar la barra de herramientas al libro.
§
Barra de menús de la hoja: La barra de menús es una barra de
herramientas especial situada en la parte superior de la pantalla, que contiene
menús como Archivo, Edición y Ver. La barra de menús predeterminada contiene
menús y comandos para trabajar con hojas de cálculo.
Si trabajamos con una hoja de gráfico o un gráfico
incrustado, aparecerá en su lugar la barra de menús de gráficos. Puede
personalizar las barras de menús exactamente igual que cualquier barra
integrada; por ejemplo, puede agregar y mover botones y menús. Algunos comandos
de menú tienen imágenes junto a ellos, de modo que puede asociarse rápidamente
el comando con el botón de la barra de herramientas correspondiente. Si
deseamos ejecutar un comando con más facilidad, podemos crear un botón en la
barra de herramientas, utilizando el cuadro de diálogo Personalizar.
La barra de menús presenta los siguientes menús: Menú de
control, Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos,
Ventana, ?.
§
Barra de herramientas Estándar: Contiene los siguientes botones: Nuevo,
Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografía y gramática, Cortar,
Copiar, Pegar, Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra
de herramientas Web, Auto suma, Pegar función, Orden ascendente, Orden
descendente, Asistente para gráficos, Mapa, Dibujo, Zoom, Ayudante de Office.
§
Barra de herramientas Formato: Contiene los siguientes íconos: Fuente,
Tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar,
Alinear a la derecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual,
Estilo millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales, Disminuir sangría,
Aumentar sangría, Bordes, Color de relleno, Color de fuente.
§
Barra de herramientas Cuadro de controles: Contiene los siguientes
íconos: Modo Diseño, Propiedades, Ver código, Casilla de verificación, Cuadro
de texto, Botón de comando, Botón de opción, Cuadro de lista, Cuadro combinado,
Botón de alternar, Control de número, Barra de desplazamiento, Etiqueta, Imagen,
Más controles.
§
Barra de herramientas Dibujo: Contiene los siguientes íconos: Dibujo,
Seleccionar objeto, Girar libremente, Auto formas, Línea, Flecha, Rectángulo,
Elipse, Cuadro de texto, Insertar WordArt, Color de relleno, Color de línea,
Color de fuente, Estilo de línea, Tipo de línea, Estilo de flecha, Sombra, 3D.
§
Barra de herramientas Gráfico: Contiene los siguientes íconos: Objetos
del gráfico, Formato del objeto seleccionado, Tipo de gráfico, Leyenda, Tabla
de datos, Por Filas, Por Columnas, Texto en ángulo descendente, Texto en ángulo
ascendente.
§
Barra de herramientas Web: Contiene los siguientes íconos: Atrás,
Adelante, Detener, Actualizar, Página de inicio, Buscar en el Web, Favoritos,
Ir, Mostrar sólo la barra de herramientas Web, Dirección. Esta barra de
herramientas es la que está en la figura 23, y es semejante a la de un
navegador de Internet.
§
Barra de herramientas WordArt: Contiene los siguientes íconos: Insertar
WordArt, Modificar texto, Galería de WordArt, Formato de objeto, Forma de
WordArt, Girar libremente, Mismo alto de letras de WordArt, Texto vertical de
WordArt, Alineación de WordArt, Espacio entre caracteres de WordArt.
Para agregar o quitar una barra de herramientas, entramos
al menú Ver, luego al submenú Barras de herramientas, y a continuación hacemos
un click en la opción con el nombre de la barra de herramientas que queremos
agregar o quitar. A este submenú podemos entrar también clickeando cualquier
barra de herramientas con el botón derecho del mouse.
El submenú Barras de herramientas también presenta una
opción llamada Personalizar. Esta opción abre una caja de diálogo con el mismo
nombre, la cual posee tres fichas. La primera ficha, llamada Barras de
herramientas, posee un cuadro de lista en el cual se alojan todos los nombres
de las barras de herramientas. En este cuadro de lista hay más barras de
herramientas que las que podemos encontrar en el submenú Barras de
herramientas. También posee cinco botones referentes a las barras de
herramientas de Microsoft Excel.
§
Barra de herramientas Pantalla completa: Contiene un solo icono con su
mismo nombre.
3.3.2. Operaciones básicas
§
Para crear un nuevo libro, debemos entrar con un click al menú Archivo
y luego clickear la opción Nuevo. Aparecerá un cuadro de diálogo, el que tiene
dos fichas: General y Soluciones hoja de cálculos. Simplemente clickeamos en
Aceptar y se creará un libro nuevo.
§
Para abrir un libro de Excel 97 entramos al menú Archivo y luego
hacemos un click sobre la opción Abrir, o simplemente lo hacemos sobre el botón
Abrir de la barra de herramientas. Aparecerá una caja de diálogo denominada
Abrir que se divide en cinco partes: La primera, Buscar en, descuelga una lista
desplegable en la cual podemos seleccionar la carpeta que contiene el archivo
que queremos abrir. La segunda contiene varios íconos útiles, como ser Subir un
nivel, Buscar en, Buscar en Favoritos, Agregar a Favoritos, Lista, Detalles,
Propiedades, Vista previa, Comandos y configuración. Estos íconos se dividen en
cuatro grupos.
El botón Subir un nivel es el único que contiene en el
primer grupo, y se utiliza para subir un nivel de carpetas. El segundo grupo
contiene los próximos tres íconos y son utilizados para buscar en la Web. Los
próximos cuatro botones están en el tercer grupo y son utilizados para la
visualización de los archivos que contiene la carpeta actual. El último icono,
Comandos y configuración, representa al cuarto grupo y despliega un menú con
diversas opciones acerca del tema.
La
parte central del cuadro de diálogo se utiliza para seleccionar el archivo a
abrir, y también para entrar a las carpetas. La cuarta parte de esta caja
contiene tres botones, que son Aceptar (abre el archivo), Cancelar (cierra la
caja de diálogo y cancela la apertura del archivo), y Avanzada, que se utiliza
para la búsqueda avanzada de archivos. La parte inferior de la caja de diálogo
Abrir también se utiliza para la búsqueda de archivos. Para ir a esta caja de
diálogo también podemos presionar la combinación de teclas Ctrl+A.
§
Para cerrar un libro vamos a la opción Cerrar ubicada en el menú
Archivo.
§
Para guardar un libro: Si el archivo ya tiene un nombre, y deseamos
reemplazarlo, simplemente vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Guardar,
o bien hacemos un click sobre el botón Guardar de la barra de herramientas
Estándar (figura de diskette)
Si el libro no tiene nombre o no deseamos sobreescribir el
libro existente, podemos ir a la opción Guardar como del menú Archivo, la cual
presenta una caja de diálogo llamada Guardar como. Si el documento no tiene
nombre pero igualmente vamos a la opción Guardar, también aparece el cuadro de
diálogo Guardar como. Este cuadro de diálogo es muy parecido al de Abrir. La
única diferencia que posee es que no tiene las opciones de búsqueda de
archivos. Para entrar a esta caja de diálogo también podemos presionar Ctrl+G.
Si deseamos guardar un libro como una página Web,
simplemente vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Guardar como HTML.
Aparecerá entonces un asistente que nos ayudará a hacerlo.
§
Para especificar opciones acerca de la página, vamos al menú Archivo y
clickeamos la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con
cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.
§
Para establecer el área de impresión en el menú Archivo hay un submenú
llamado Área de impresión. Si lo seleccionamos apoyando el puntero, éste se
despliega, con dos opciones referentes al área de impresión de Excel 97.
§
Para visualizar un libro en Vista preliminar, clickeamos la opción
Vista preliminar, la que está ubicada dentro del menú Archivo. Cuando lo
hacemos, se abre una ventana en la cual se ve cómo va a quedar la hoja
seleccionada antes de imprimirse. Sobre esta vista se ubican varios botones,
como ser: Siguiente, Anterior, Zoom, Imprimir, Configurar, Márgenes, Saltos de
página, Cerrar y Ayuda. Para entrar a la Vista preliminar del libro actual,
hacemos un click sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas
Estándar (la hoja con lupa).
§
Para imprimir un libro sin pasar por la Vista preliminar, vamos al menú
Archivo y clickeamos la opción Imprimir. Esta caja se divide en cinco partes:
- Impresora, en la cual podemos especificar la impresora en la que vamos a imprimir el libro
-
Intervalo de páginas e Imprimir, en las que
podemos decirle a Excel qué es lo que queremos imprimir, por ejemplo, varias
páginas consecutivas o no consecutivas, una selección, el libro entero, etc
-
Copias, donde podemos especificar la cantidad de
copias que deseamos imprimir
-
La parte inferior de la caja posee tres botones:
Aceptar (que imprime lo especificado), Cancelar (que cancela la orden de
impresión y cierra el cuadro de diálogo)
-
Vista previa, que entra automáticamente a la
Vista preliminar
Para entrar a la caja de diálogo Imprimir también podemos
hacer un click en el icono Imprimir de la barra de herramientas Estándar: o presionar Ctrl+P.
§
Para enviar un libro por correo electrónico y otras opciones accedemos
al menú Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.
§
Para ver las propiedades del libro actual accedemos a la opción
Propiedades que se encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se
abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y
Personalizar.
Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de
Excel 97 (obviamente poseyendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con
el menú de control.
§
Maximizar la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botón
Maximizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control
clickeamos la opción Maximizar.
§
Minimizar la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botón
Minimizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control
clickeamos la opción minimizar.
§
Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos
el botón Restaurar de la barra de título (éste aparece sólo si la ventana está
maximizada) o bien, en el menú control, elegimos la opción Restaurar.
§
Mover la ventana de Excel 97: Esta operación la podemos realizar sólo
si la ventana está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo
simplemente hacemos un drag and drop (arrastrar y bajar) (arrastrar y bajar)
(este método ya fue explicado) sobre la barra de título del Excel, o bien,
elegimos la opción Mover del menú de control, y lo podemos hacer utilizando el
teclado.
§
Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 97. Hacemos un drag and drop
(arrastrar y bajar) sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o
bien vamos al menú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo
lo podemos hacer cuando la ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.
§
Cambiar entre las distintas aplicaciones. Para hacerlo sólo debemos
presionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando
llegamos a la misma soltamos las teclas.
§
Cerrar: podemos optar por cuatro
formas:
- En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar
-
Presionamos la combinación de teclas Alt+F4
-
Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción
Salir
-
Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra
de título del Excel 97